Egy gyakorlati példa a bizonylatok érkeztetésére digitális asszisztensekkel
- janosgerevich6
- ápr. 11.
- 3 perc olvasás
Kora tavasszal egy ötvenes, tapasztalt ügyfelünkkel ültem le nálunk egy kávéra. A következő fejlesztési ötletét terveztük beilleszteni a rendszerébe, amikor egyszer csak letette a csészéjét, elmosolyodott, és témát váltott:
“Szeretem a leveleid, és tök hasznos dolgokat írsz, de szerintem a vezetők egy jelentős részét érdekelné néhány gyakorlati példa is.”
Igaza volt. Úgyhogy engedd meg, hogy most egy konkrét, sokakat érintő helyzetet hozzak fel – olyat, amit nap mint nap látunk olyan cégeknél, akik sok beszállítóval vagy alvállalkozóval dolgoznak együtt.
Olyan cégek számára, akik szolgáltatásokat vesznek igénybe, elengedhetetlen, hogy kezeljék a céghez beérkező dokumentumokat, illetve, hogy ellenőrizzék ezek meglétét. Például egy beérkező számla önmagában ártalmatlannak tűnik. De amint megvizsgáljuk, mit is jelent az, hogy „jóvá kell hagyni”, máris kibomlik egy felesleges adminisztrációval teli világ:
Ki rendelte meg a kiszámlázott tételt?
Létezik hozzá megrendelő, szerződés vagy keretszerződés?
Valóban megtörtént a teljesítés? Beérkezett az áru? Elvégezték a munkát?
A számlázott ár és feltételek megfelelnek a megállapodásnak?
A teljesítés egy részéről van szó, vagy ez már a lezárás?
Ha valamilyen előfeltételhez kötött a számlázás (pl. az én vevőm jóváhagyása), az megtörtént?
Mindezek után hogyan jut el a könyvelésbe és a megfelelő kimutatásokba?
Ha a digitális folyamatok nem állnak a helyzet magaslatán, akkor jön a káosz: embereket hívunk fel, emaileket vadászunk, papírokat tologatunk – vagy épp semmit nem ellenőrzünk, és reménykedünk, hogy nem lesz baj.
Ezzel (legalább) két probléma van:
Az emberi erőforrás egyre drágább – és egyre értékesebb. Jó munkaerőt nehéz találni, megtartani pedig még nehezebb. Épp ezért luxus olyan munkával terhelni őket, ami nem ad valódi értéket a céghez.
Versenyhátrányba kerül, aki ezt nem oldja meg. Aki nem digitalizál, lemarad. Nemcsak ebben, hanem sok más területen is. És ezek a kis hátrányok idővel összeadódnak.
A jövő cégei nem az emberek helyett, hanem az emberekért építenek rendszereket. Olyan digitális asszisztensekre van szükség, amelyek az emberek alá dolgozva átlátják és kezelik a szerződéseket, a feltételeket, a megrendeléseket, a teljesítéseket – és persze a számlákat. Úgy, ahogy az adott cég működik. Az adott vezetők logikája szerint. Az adott kollégák nyelvén.
Itt egy példa arra, hogyan néz ki egy jól felépített Digitális Munkaerő egy viszonylag sztenderd folyamatban:
A számla megérkezik – akár postán, majd szkennelve, akár emailen.
Az első digitális asszisztens az érkeztetőt segíti: beolvassa a dokumentumot, feldolgozza a tartalmát, és automatikusan összeveti a NAV rendszeréből lekért adatokkal.
A második asszisztens dolga, hogy a szakmai feldolgozó munkáját könnyítse: megkeresi a hozzá tartozó megrendelőt, teljesítésigazolást, szerződést vagy keretszerződést.– Ha talál, megy is tovább a következő lépésre.– Ha nem, akkor a bizonylatot jóváhagyásra továbbítja az illetékes kollégához.
A jóváhagyás után jön a harmadik asszisztens - a kontroller asszisztense, aki a bizonylatot automatikusan a megfelelő költséghelyhez, projekthez, munkaszámhoz rendeli. Így a vezetői kimutatásokban (és ha van, a kontrolling rendszerben is) minden a helyére kerül – emberi beavatkozás nélkül.
A negyedik asszisztens a könyvelőket segíti: a bizonylat automatikusan bekerül a főkönyvbe, pontosan oda, ahová kell.
Az ötödik asszisztens az irodavezető támasza: minden dokumentumot elektronikusan aláír és iktat – nincs több papíralapú tárolás, keresgélés, nem kell többé fizikai irattár.
A hatodik digitális asszisztens segíti a visszakeresést: az iktatott dokumentumok tartalmában, paramétereiben keresve pillanatok alatt megtalálható, amit keresünk
Ahol ezt jól bevezetik, ott a számlák ellenőrzése, jóváhagyása és összepontozása néhány kattintás. Emberi hiba szinte nulla, a ráfordított idő pedig minimális. Egy gond, amit kipipálhatunk ebben a figyelmet egyre jobban követelő világban.
Mi ebben segítjük ügyfeleinket – hogy ne csak ma, hanem holnap is a sikeres cégek közé tartozzanak.
Gerevich János
Digitális transzformáció specialista, ügyvezető
+36 20 9944 581, janos.gerevich@woodpecker.hu